Como criar um e-mail frio para um CEO com 100% de leitura, clique e taxa de resposta

O Guia do Email para a Galáxia: Parte II

Como expliquei em meu último post, tenho 17 anos, então minha rede ainda não é muito grande. Para mim, e-mails frios são a maneira mais fácil e direta de entrar em contato com um fundador. No ano passado, enviei mais de cem e-mails para CEOs, fundadores e chefes de design e recebi uma resposta de mais de 80% deles.

Meus e-mails começaram de forma não convencional - cheios de parágrafos longos, introduções massivas e, francamente, muito pouco sobre o destinatário. Mas, com testes A / B, apenas a quantidade certa de análises e persistência, fui capaz de perceber o que travou.

A maioria das pessoas simplesmente presume que são escritores ruins, outras acham que é preciso se formar em comunicação. Eu não. Neste post, vou dar a vocês um manual do jogo sobre o que aprendi no ano passado. E, no final, você deve conseguir marcar uma reunião com quem quiser.

O endereço de e-mail

Dependendo de para quem você está enviando o e-mail, o endereço para o qual você escolhe enviar o e-mail pode decidir seu destino.

Por quê? Eu entendo isso no primeiro post desta série - Como encontrar o endereço de e-mail de qualquer CEO em minutos. Eu toco em decidir qual endereço de e-mail usar na primeira parte desse post. Você provavelmente deveria ler isso antes de entrar neste.

Redigindo o e-mail

A linha de assunto

No mundo do e-mail, a batalha começa antes mesmo de sua mensagem ser aberta.

É a sua linha de assunto em comparação com o resto da caixa de entrada. Você é um mero camponês entre as centenas de outros competindo pela atenção do rei. Para chegar à frente do trono, para que o rei ouça seus pensamentos, o assunto do seu e-mail tem que ser perfeito. Existem duas maneiras de fazer isso:

  1. O cavalo de Troia
  2. Batendo na porta da frente

A estratégia do cavalo de Tróia é outro nome para camuflagem. Aqui está um exemplo:

O que você acha?

Lembre-se de que, com centenas de e-mails chegando por dia, o CEO que você está enviando passa os olhos pelo e-mail em busca dos que precisam de mais atenção. Essa linha de assunto combina perfeitamente com a miríade de outros e-mails de trabalho que eles estão recebendo.

"O que você acha?" pode ser aplicada a uma proposta que precisa ser examinada, uma reunião que precisa ser confirmada ou uma pergunta aleatória. Clicar constantemente em linhas de assunto semelhantes a esta pode fazer com que seu e-mail seja aberto.

Bater na porta da frente é o completo oposto do cavalo de Tróia. Esses tipos de linhas de assunto são perfeitos para um argumento de venda ou se você se destacar e puder tirar proveito disso. Aqui está um exemplo:

$ 10 milhões em receita em 1 mês, agora preciso da sua ajuda

Isso é uma isca de clique completa, mas pode render muito. O resto deste post irá guiá-lo para manter a atenção deles agora que você agarrou.

O cumprimento

“Oi”, “ei”, “olá”, “tudo bem”, “ei”, “querido”, “bom dia”, “seja lá quem for” As primeiras duas palavras do seu e-mail definem o tom para toda a sua nota.

É por isso que decidir qual saudação usar é crucial. O que eu encontrei com mais sucesso é “Olá, [nome]”, e o Business Insider concorda. Isso ocorre porque não é muito casual (por exemplo, "ei" ou "e aí") e não é muito formal, como "querido" ou "quem quer que seja".

No entanto, depende da pessoa para quem você está enviando o e-mail. Quando eles respondem, eles podem usar uma saudação diferente da sua. A partir de então, use a saudação ao enviar e-mail com eles. Se eles responderem com a mesma saudação, você terá um home run.

A primeira linha

Você convenceu a pessoa a quem está enviando o e-mail a olhar sua nota e deu o tom com a saudação. Agora é hora de chamar a atenção deles.

Aqui está uma olhada na linha que uso:

Eu não sou uma criança normal . Tenho 17 anos , frequento a Dalton School, bem no centro de [insira a empresa deles aqui] , e adoraria fazer uma pergunta .

Vamos quebrar isso. Em uma frase, eu disse:

  1. Quem eu sou
  2. Porque sou diferente
  3. Como somos parentes distantes
  4. Qual é o meu propósito com este e-mail

Os CEOs não têm muito tempo e menos ainda para pessoas que não conhecem. Cativá-los na primeira frase é fundamental.

As palavras em negrito são as mais importantes. Ter 17 anos, ser criança, define quem eu sou e o que me faz diferente. Como estou perto de onde eles estão, isso lhes dá um incentivo para saber por que estou procurando por eles. E, ao invés de apenas dizer “Oi, prazer em conhecê-lo”, estou declarando que tenho uma intenção.

Vejamos um exemplo de abridor:

Eu sou um júnior em Stanford, 95% do campus está no meu aplicativo e eu queria falar sobre YC.

As mesmas quatro chaves aparecem nesta frase. O remetente é um estudante de Stanford, eles são diferentes por causa do número de usuários que têm, o destinatário do exemplo é um aluno de Stanford e passou pelo YCombinator.

A primeira frase está preparando o terreno para o resto do e-mail e oferece uma visualização rápida da caixa de entrada. Nesse tópico, veja quanto espaço de visualização existe para diferentes clientes de e-mail.

Apple Mail: 140 caracteres

Gmail: 110 caracteres

AOL: 75 caracteres

Outlook: 55 caracteres

O exemplo acima tem 88 caracteres e, se você incluir a linha de assunto, é 109, logo abaixo do limite do Gmail.

A biografia

Aqui está uma coisa para ter em mente ao escrever um e-mail: assim como foi uma luta para obter o seu e-mail clicado, ainda é uma luta fazer com que eles leiam linha após linha do corpo. Cativar o seu leitor com cada parágrafo é essencial.

A chave para fazer o CEO ler cada linha é estabelecer conexões entre vocês dois. Com mais coisas em comum, o destinatário desejará continuar lendo, apenas para ver o que o diferencia. É exatamente como conseguir um emprego é mais fácil se você freqüentar a mesma escola que o fundador da empresa.

A biografia é o lugar para fazer isso. Ao fazer conexões, você também está divulgando tudo o que já fez de impressionante e como você chegou onde está.

O truque para fazer essas conexões em cada parágrafo é a pesquisa. Recomendo que você encontre cinco links sobre o fundador, CEO ou pessoa com quem você está entrando em contato antes mesmo de iniciar seu rascunho:

  • 1 entrevista com eles
  • 2 artigos cobrindo-os
  • Seu site / página sobre
  • Seu LinkedIn (empresas anteriores, educação, trabalho voluntário e informações de contato)

Em cada página, você encontrará informações úteis para o seu caso. Quer se trate de uma cidade ou escola compartilhada, ou mesmo se você tiver um amigo que trabalhou para uma empresa que trabalhava, é útil colocar isso em sua biografia.

Aqui está um exemplo da biografia que usei no meu último e-mail:

Nova York me ensinou a ter um profundo interesse pelo mundo ao meu redor: a energia, a inovação e as perspectivas. Alguns anos atrás, comecei a criar marcas de empresas, uma das quais Hillary Clinton fez no Instagram, o que me levou a começar a projetar aplicativos, criando soluções para os problemas diários dos nova-iorquinos. Para trazê-los à vida, aprendi a programar, o que me levou ao WWDC como um acadêmico. Encontrando os fundadores lá, comecei a conduzir estudos de caso, procurando como o design pode ajudar a resolver problemas que o futuro apresenta, olhando como a saudação de carona pode ser tornada mais acessível. Após a WWDC, durante o verão, eu Citi Pedalei pela Ponte do Brooklyn todos os dias para estagiar em uma startup na DUMBO. E no outono passado, eu treinou para correr uma maratona, correndo todos os dias no Central Park. Em novembro, cruzei a linha de chegada em Cape Cod.

Você provavelmente está pensando: "essa é uma longa biografia". Na verdade, quanto mais em comum vocês dois têm, mais eles estão dispostos a ler.

Vamos quebrar essa biografia. A pessoa para quem enviei um e-mail 1) mora em Nova York e fazia parte da equipe de comunicação e marketing do ex-prefeito, 2) trabalhou na campanha de Hillary, 3) marcou WWDC em seu Instagram, 4) está no Citi Bike agora trabalhando em trânsito alternativo, e 5) é um corredor.

Cinco coisas em comum em cinco sites, todos em ordem cronológica. Isso faz com que o email flua, progredindo do passado para o presente.

A bajulação e o pedido

Depois de fazer a conexão entre você e o fundador, agora é o ponto de fazer a conexão entre você e a empresa que eles fundaram / administram.

Mostrar por que você ama tanto a companhia deles é a fase perfeita para entregar sua pergunta. Esta seção é curta, mas é impactante. Antes de entender por que isso é tão bem-sucedido, vejamos um exemplo:

Seu trabalho e mentalidade, francamente, me inspiram. Como cofundador de uma startup e aspirante a designer, admiro você, seu trabalho anterior e [nome da empresa]. Sua plataforma mudou a maneira como as pessoas se comunicam, mas de uma forma que nunca aconteceu antes: é feito com design.Agora, quero ajudar [nome da empresa] a inspirar mais pessoas entrando para sua equipe de interação. Com o meu background entrelaçado com a própria palavra design, tenho certeza de que posso realmente ajudar a fazer a diferença. Conheço os dois lados da moeda, a engenharia e o design, e espero trazer isso comigo.

Em três parágrafos curtos, explico por que acho o CEO tão especial, por que acho sua empresa tão especial e por que estou enviando um e-mail em primeiro lugar.

Isso funciona porque, no primeiro parágrafo, a lisonja deixa o destinatário animado. No segundo, o CEO vê um verdadeiro entendimento de sua empresa. E, na terceira, a rápida aceleração trouxe o leitor à pergunta de bom humor, permitindo-lhe absorver por que valeu a pena ir direto ao ponto deste e-mail e o que separa o redator da média.

Como você deve ter notado neste e-mail, e nesta postagem do Medium, os parágrafos são mantidos em no máximo duas ou três frases.

Os parágrafos mais curtos fazem o e-mail parecer mais curto como um todo. Em vez de uma rolagem interminável, o leitor sente como se estivesse progredindo após o término de cada parágrafo.

Parágrafos mais longos também levam à leitura superficial e, em algum lugar nas frases do meio, o leitor perde o foco.

Finalmente, como a maioria dos CEOs lê seus e-mails em um dispositivo móvel, os parágrafos longos parecem longos e os curtos parecem normais.

A conclusão

Assim como o e-mail acelerou até o ápice rapidamente, ele também precisa desacelerar rapidamente. Uma vez que o leitor conhece o objetivo de seu e-mail, ele não se preocupa muito com o resto. Portanto, para concluir, você precisa encerrar e sair.

Eu ficaria muito feliz em ouvir sua opinião e adoraria continuar esta conversa. Meu currículo está anexado e cartas de referência estão incluídas nele. Meu portfólio é apenas meu site, então ele também está vinculado. Diz-me o que pensas.

Isso resume tudo que você precisa, você pode até copiar e colar. Isso funciona porque continua a atitude positiva e a empolgação ao mesmo tempo em que oferece outras leituras, como currículo ou portfólio.

A assinatura

Semelhante ao falar sobre a primeira linha, muitas opções estão disponíveis para assinar.

“Tudo de bom”, “de bom grado”, “muito obrigado”, “obrigado”, “saúde”, “sinceramente” e um simples traço são alguns exemplos.

Divulgação completa, eu uso "elogios", mas o Business Insider recomenda "obrigado". Veja o que fazer e não fazer neste caso.

Os links

Assim como cinco links foram recomendados na pesquisa, cinco links são recomendados para a assinatura. Depois de testar apenas um link para até seis, descobri que está em perfeito equilíbrio. Você deve adicionar o seu:

  • Site / portfólio / Github
  • Currículo
  • LinkedIn
  • O email
  • Número de telefone

Dica de formatação: coloque um espaço entre os três primeiros e os dois últimos, para separar seus links pessoais das informações de contato.

O botão de envio (não pressione ainda!)

Uma última coisa: antes de pressionar o botão enviar, você precisa preparar a sala de guerra.

Se você enviar um e-mail sem um rastreador ou a análise certa, suas chances de obter uma resposta diminuem significativamente. Portanto, em minha próxima postagem, abordarei como garantir uma resposta vendo quando eles leem seu e-mail, em que clicam e como isso pode informar como deve ser o seu acompanhamento.

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Siga meu meio para aprender mais sobre design de uma nova perspectiva, literalmente. Nos próximos meses, estou mergulhando em como o design se cruzará com o futuro. Nesta página, você verá estudos de caso analisando carros autônomos e postagens destacando interfaces que estão quebrando barreiras no mundo da UI / UX.

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